Te ha pasado alguna vez que te han invitado a una fiesta y de repente cuando llega el momento de repartir el pastel alguien pregunta ¿Quién se encargaba de comprar el pastel? Y de repente se miran todos como diciendo ¿No lo comprabas tú?
Podría poner muchos ejemplos de improvisaciones después de una mala planificación. En las empresas esto ocurre con mucha más frecuencia, casi a diario, y lo peor de todo, es que no se aprende de los errores.
Edwards Deming fue un estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos, consultor y difusor del concepto de calidad total. Su nombre está asociado al desarrollo y crecimiento de Japón después de la segunda guerra mundial.
Una de las herramientas para mejora continua creadas por Deming fue el ciclo de mejora continua o ciclo de Deming ( P planificar, H hacer, V verificar, A actuar ) y fue utilizado con mucho éxito por la industria japonesa.
Su significado es el siguiente:
Planificar: Describir Quién, Cuándo, Cómo, Dónde, y todo aquello importante para realizar la tarea o actividad.
Hacer: Realizar la tarea o actividad según lo planificado.
Verificar: Comprobar que todo se realiza según lo planificado, en caso contrario, hay que volver a planificar toda o parte de la tarea o actividad
Actuar: Poner en marcha los cambios definidos en la fase de verificación.
El ciclo se pone en marcha de forma continua, lo que permite asegurar el resultado de la tarea o actividad.
Si nos vamos al ejemplo del principio, en planificar habríamos definido quién compraba el pastel, quién la bebida, en qué cantidad, etc.
En las empresas es muy frecuente ver como áreas enteras funcionan con una planificación muy pobre o simplemente no se planifica, lo que conlleva a improvisar, olvidos, y finalmente productos o servicios de mala calidad. Si eres un repartidor de una empresa de distribución y en tu planificación no has definido chequear que tienes todo lo que necesitas para salir al reparto, lo más probable es que salgas sin retirar los albaranes que has de entregar a los clientes, lo cual descubrirás cuando llegues al primer cliente y no antes. Perder unos minutos en una planificación a fondo puede ahorrar horas de improvisación o costes innecesarios.
A medida que te acostumbras a planificar según el ciclo de Deming descubres que se trabaja con más eficacia y eficiencia, que según se avanza se verifica el resultado para poder actuar en caso necesario y a tiempo.
Muchas personas se quejan de que no tienen tiempo para hacer las tareas, y a veces es posible, pero hay una frase que dice “ Nunca hay tiempo para hacerlo todo, pero, siempre hay tiempo para hacer lo importante” y generalmente lo importante es lo que se ha planificado. Además, si no tenemos tiempo y encima hemos olvidado los albaranes como en el ejemplo anteriormente expuesto, el resultado será mucho peor.
La planificación debe estar extendida por todas las áreas de la empresa, desde la dirección hasta el área de producción, pasando por mantenimiento, etc.
No se trata de hacer una lista de tareas, ya que eso no es planificar, se trata de seleccionar las tareas por el valor que aportarán, e ir decidido a realizarlas verificando los resultados en todo momento.
Recuerda, si eres responsable de algún área de tu empresa, o simplemente vas a organizar un evento familiar, aplica el ciclo de Deming y el éxito está garantizado.
